Ber om ursäkt!
Den här webbplatsen stödjer inte Internet Explorer så värst bra, så använd en annan om du kan.
Så leder du en workshop som utforskar behovet av utbildning
Planering av en workshop tar tid och måste få göra det om resultatet ska bli bra. Vi lägger ofta dubbelt så lång tid på förberedelse och planering som själva mötestiden för workshoppen. Och det fastän vi har tappat räkningen på antal workshoppar som vi har haft genom åren! Varför då? För att ingen workshop är den andra lik, vare sig när det gäller ämne, innehåll, syfte, målgrupp eller förutsättningar. Dessutom gäller det alltid att ha några reservvägar i rockärmen ifall det inte blir som du tänkt dig.
I en workshop investeras tid, se till att använda den väl. Här kommer ett förslag på hur du kan använda tre timmar för ett bra utredningsarbete inför kommande lärdesign.
Förberedelser
Den här workshoppen ska hållas för en grupp om tre till fem personer som alla deltar på plats. Skriv gärna ut Vem ska kunna göra vad i vilken kontext i minst fem exemplar.
Innan workshopen behöver du skriva ut bilagorna och ta med:
- Körschema för workshop – Ett exempel (pdf, öppnas i ny flik)
- Vem ska kunna göra vad i vilken kontext (pdf, öppnas i ny flik)
Innan workshoppen behöver du förbereda så rummet du använder tillgång till följande material:
- armbandsur (så du kan hålla tiden utan att titta på mobilen)
- blädderblock
- whiteboardtavla
- whiteboardpennor
- blyertspennor
- post it-lappar
- tomma vita A4-papper
- ett rymligt bord som alla deltagare kan sitta och arbeta vid.
Välkomna med ramar
Hej och check-in (10 min)
Möblera rummet och slutför andra förberedelser i god tid innan deltagarna förväntas komma så du avslappnat kan möta, prata och välkomna dem när de kommer. En check-in-övning syftar ofta till att få workshopdeltagarna att ”landa i rummet” och pausa världen utanför för att ge ett bra fokus åt workshoppen. Det är alltid bra att låta alla i rummet komma till tals inom de första fem till tio minuterna, det hjälper deltagarna över ”prattröskeln” och gör att fler deltar i kommande dialog.
Tydliggör syftet med check-in-övningen för deltagarna så de inte behöver undra. Och delta självklart själv!
Om jag vore en emoji
Uppmana alla deltagare att ta en penna och på blädderblockspappret rita en emoji som speglar känslan av deras nuläge. När alla har ritat färdigt pekar du på en emoji i taget och ber personen som har ritat den säga sitt namn och ge en kortfattad förklaring till sitt val.
IDOARRT, intention, önskat resultat, agenda, roller, regler, tid (10 min)
IDOARRT är en akronym för Intention, Desired Outcome, Agenda, Roles, Rules, Time, som på ett konkret och kortfattat sätt ringar in och förklarar workshoppens olika komponenter. Vi brukar mejla ut IDOARRT en vecka innan workshoppen ska hållas eftersom förberedelse ger trygghet. De flesta uppskattar att få veta innan vad som ska ske, dessutom sparar du energin hos de deltagare som behöver förbereda sig innan eftersom de kan fokusera på ämnet istället för att hantera sin oro.
När alla är på plats i rummet går du tillsammans med deltagarna igenom punkterna i IDOAART och frågar om deltagarna vill justera, förtydliga, lägga till eller ta bort något innan ni börjar.
IDOAART – ett exempel
Intention: Meningen med workshoppen är att gruppen ska undersöka utmaningen och skissa på aktiviteter som kan leda till [önskad förändring].
Önskat resultat: Enas om utmaning och mål, identifiera eventuella mätpunkter samt aktiviteter som leder till målet.
Agenda:
- Intro/Check in
- Hitta utmaning, bevis och mål
- Identifiera aktiviteter som leder till målet, förstå deltagarens vardag och avgör vad som går att lösa med utbildning
- Aktiviteter och sammanhang
- Avslut/Checkout
Roller: Deltagarna är ämnes- och innehållsansvariga, facilitatorn leder diskussionen, håller koll på tiden och sammanställer dokumentationen.
Regler: Lyssna aktivt och våga tala fritt, lita på processen och delta på plats. Säg halvtänkta tankar högt!
Tid och annat praktiskt: 9:00-12:00 i rum […]. Gruppen kommer att dokumentera under arbetets gång. Parkeringsrutan: Parkera eventuella sidospår i parkeringsrutan, i slutet av mötet går ni igenom punkterna bestämmer hur och av vem de ska hanteras.
Utmaning, bevis och mål
Problem och utmaning (15 min)
Utmaningen beskriver det gruppen står inför att förändra, det som ska göras för att hjälpa mottagare och användare att känna och göra saker på ett nytt (bättre) sätt. Facilitera en öppen dialog i gruppen och be deltagarna att berätta om vad de vill förändra för vem. Uppmana deltagarna att fylla i luckorna: ”Hur kan vi hjälpa/få [vem] att [känna/göra] [vad?]”
Använd gärna whiteboard för att skriva upp nyckelord innan gruppen enats om en utmaning. När gruppen har formulerat sin utmaning, låt den vara synlig för alla under resten av workshoppen.
Bevis (10 min)
Opartiska bevis i form av statistik, kostnader och upplevelsenytta visar om er utmaning är just en utmaning. Bevisen ger er opartiska mätpunkter som ni kan följa upp för att se vilken nytta den kommande insatsen gör. Valet av bevis ska koncentrera sig på nyttan och inte på produktiviteten, om beviset bara fokuserar på att räkna pinnar riskerar verksamheten att glömma bort sitt egentliga syfte i jakten på att visa ”rätt” siffror.
Facilitera en öppen dialog och be gruppen fylla i luckorna: ”Vi vet att det här är något som vi behöver förbättra för att [ange bevis, kan vara rapporter, kundundersökningar och annan statistik].”
Visualisera mål och resultat (10 min)
Det kan tyckas enkelt att formulera ett mål men är många gånger svårare än man tror. Börja med att låta gruppen tänka brett, öppna upp och visualisera sitt önskade resultat.
Ge dem ett tomt A4-ark och en penna och uppmana dem att under tio minuter formulera ett pressmeddelande som innehåller:
- en målande beskrivning av vad som har förändrats och vad [företaget] har uppnått med sitt [tema för workshoppen] arbete (skryt!)
- det mätbara resultat som visar på [företagets] förändring
- datum när pressmeddelandet skickas ut.
Konkretisera mål och resultat (10 min)
Målet beskriver vart gruppen ska, vad som ska ha hänt med bevisen ungefär när i tid. Be gruppen läsa upp sitt pressmeddelande. Utgå från pressmeddelandet och låt dem fylla i luckorna i ”Vårt mål är att [bevis för förbättringsbehov] ska [öka/minska] med [x enheter] [när i tid]".
Aktiviteter och sammanhang
Vad skulle X göra? (5 min skriva + 10 min gruppera)
Vilka aktiviteter leder till att gruppen når sitt mål? Börja med att låta gruppen tänka brett och ösa på med så många olika förslag som möjligt. I steg ett är syftet att få fram så många idéer som möjligt, det spelar ingen roll om idéerna är bra, dåliga eller ens genomförbara. Måla upp ett scenario, säg att Greta Thunberg har fått alla möjliga resurser för att göra förändringar som är mer hållbara för gruppens företag, vilka förändringar skulle hon göra? Välj en lämplig utmanare inom det område som gruppen vill förändra, utmanaren kan vara en individ eller ett annat företag.
Dela ut post it-lappar och pennor till alla deltagare och låt dem under fem minuter skriva så många aktiviteter som de kan komma på. En aktivitet per lapp.
Be workshopdeltagarna att läsa upp sina aktiviteter, hjälp sedan workshopdeltagarna att gruppera dem på tavlan.
Paus (10 min)
Toalett och telefonpaus, tydliggör klockslaget gruppen ska samlas för att fortsätta.
Renskrivning aktiviteter (20 min)
Dela ut bilagan Vem ska kunna göra vad i vilken kontext? Be gruppen att arbeta med ett område åt gången och be dem att renskriva aktiviteterna under kolumn Skriv vad medarbetaren ska kunna göra. Skriv en aktivitet per rad och alla aktiviteter ska kunna svar ’Ja’ på frågorna: ”Kan du se när de gör det?" och "Kommer de att göra aktiviteten till vardags på jobbet?”
Låt de övriga kolumnerna vara tomma i det här steget.
Kontext och yttre påverkan (15 min)
När gruppen har renskrivit aktiviteterna från post it-lapparna är det dags för dem att börja utforska varför medarbetarna inte gör aktiviteten redan idag. I kolumn Hinder och inställning ska workshopdeltagarna lista vad de tror är möjliga hinder, det kan vara både fysiska och praktiska hinder som att något saknas eller är trasigt men också kultur, inställning, kunskaps- eller kompetensbrist.
Fler lösningar än utbildning (15 min)
När gruppen har börjat utforska hur kontext och yttre påverkan kan spela roll för medarbetarens möjlighet att göra de aktiviteterna som för företaget mot det önskade målet är det dags att ställa frågan: ”Finns det någonting annat, vad som helst, än utbildning som kan stödja medarbetarna att göra aktiviteten?" Be gruppen att lista möjliga förslag intill respektive hinder. Det kan vara saker som att laga trasiga saker, erbjuda instruktioner i nära anslutning till problem eller förenkla standardval. Några exempel finns under rubrik Anpassa lösningen efter kontexten på sidan Utmaning och succé.
Prioritera bland aktiviteterna (5 min)
Nu är det dags för workshopdeltagarna att välja vilka aktiviteter som gör mest nytta. Låt alla workshopdeltagare dela ut en etta, tvåa, trea, fyra och femma där ettan är viktigast genom att skriva siffran intill den prioriterade aktiviteten. Räkna samman summorna, lägst siffra är aktiviteten som är mest prioriterad och bör göras först.
I steg två ska workshopdeltagarna välja ut vilka av de prioriterade aktiviteterna som är enkla att åtgärda och snabbt kan ge resultat. Låt dem skriva ut ett A intill tre av de aktiviteter som som de anser är enklast att åtgärda.
Jeopardy (20 min)
Gruppen har identifierat aktiviteter som leder till det önskade målet, eventuella hinder och målgruppens inställning till att göra dessa aktiviteter. Nu är det dags att ringa in informationen som medarbetaren behöver för att kunna göra aktiviteten. Det görs genom att workshopdeltagarna formulerar de frågor som medarbetaren ställer sig för att kunna och vilja göra aktiviteten. Uppmana dem att bara skriva frågor, inga svar, och börja med de prioriterade aktiviteterna.
Sammanfattning och avslut
Summera och P-rutan (10 min)
Summera gruppens arbete utan att värdera resultatet. Tacka för att gruppen gav dig som facilitator förtroendet att leda dem genom workshoppen och räkna gärna upp de olika stegen de har arbetat med i processen: utmaning, mål, bevis, aktiviteter som leder till målet, kontext och yttre påverkan, vad-, varför-, hur-frågor och prioritering.
Gå igenom parkeringsrutan. Fråga gruppen hur de vill ta vidare det som står där och vem som ska ansvara för vad. Informera också om hur resultatet av workshoppen ska användas och vad nästa steg kommer att vara. Det skiljer sig förstås från projekt till projekt.
Utvärdering, tumme upp tumme ned
Avsluta med att låta workshopdeltagarna få reflektera över workshopen, sitt deltagande och resultatet. Be alla att ställa sig upp och hålla händerna bakom ryggen. Berätta att du ska säga fem påståenden och om de håller med tar de fram handen och gör tumme upp. Om de delvis håller med visar de tumme sida och håller de inte med visar de tumme ned. Uppmana gruppen att hålla händerna bakom ryggen medan de överväger sitt svar och på en given signal håller alla fram sin hand. Fråga om någon vill kommentera sitt svar, fråga både de som håller med och de som inte gör det utan att värdera något svar. Exempel på frågor kan vara:
- Vi pratade om det som är viktigt.
- Vi var effektiva.
- Vi tog vara på gruppens fulla potential.
- Den här sessionen var väl investerad tid.
- Det var bra engagemang idag.